06 kinh nghiệm tìm thuê nhà cung cấp, đơn vị tổ chức sự kiện

Khi tổ chức một sự kiện, đặc biệt là sự kiện lớn thì bạn luôn muốn chọn cho mình một đơn vị tổ chức sự kiện đáng tin cậy để có thể tổ chức một cách thành công và tiết kiệm. Chúng tôi xin cung cấp cho các bạn một số thông tin về các bước lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện thích hợp, giúp các bạn có được những lựa chọn chính xác.

1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho sự kiện

Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng..., không ai hiểu rõ hơn bạn và bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của sự kiện đến những đơn vị tổ chức sự kiện.

Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của sự kiện, và họ nói chung chung "Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm điểm nhất cho sự kiện này". Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý tưởng mà đơn vị tổ chức sự kiện đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn. Nếu bạn là khách hàng mong muốn một sự kiện sang trọng, hoành tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng "ông nói gà, bà hiểu vịt", làm cho công ty tổ chức sự kiện hiểu sai ý bạn. Các đề xuất họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.

2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị tổ chức sự kiện

Thông thường các công ty tổ chức sự kiện đều có các bản giới thiệu vắn tắt của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế hoạch và hồ sơ năng lực. Tuy nhiên nếu bạn có thể chủ động cung cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể... nhằm giúp đơn vị tổ chức sự kiện nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất thì rất tốt. Bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt được qua sự kiện; Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách...

3. Đặt kế hoạch tổ chức và các mục tiêu hợp lý

Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của cấp trên... nhiều khách hàng đòi hỏi đơn vị tổ chức sự kiện phải báo giá gấp trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho đơn vị tổ chức sự kiện không thể đầu tư về chất lượng tài liệu, báo giá. Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu đơn vị tổ chức sự kiện chào giá nên là 1 tuần.

4. Nên thẳng thắn về ngân sách tổ chức sự kiện

Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi trao đổi với đơn vị tổ chức sự kiện. Họ nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất, chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là đơn vị tổ chức sự kiện bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ giới thiệu kế hoạch của mình, bạn choáng váng và đành từ chối. Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với đơn vị tổ chức sự kiện khi bạn đã dự liệu được khoản ngân sách đó.

Nếu không chia sẻ về ngân sách có thể làm mất thời gian cho cả hai bên, nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức hội nghị sắp tới, hãy chia sẻ thẳng thắn với đơn vị tổ chức sự kiện ngay từ đầu để họ chuẩn bị cho bạn một phương án khả thi nhất.

5. Đừng để đơn vị tổ chức sự kiện vẽ rắn thêm chân

Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy nhiên nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn, tổ chức lễ khai trương công ty. Có hơn 50 người tham dự nhưng họ chỉ định sử dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.

Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các đơn vị tổ chức sự kiện tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng phí tài nguyên không cần thiết.

6. Đánh giá năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện

Đánh giá năng lực của đơn vị tổ chức sự kiện qua đề xuất và báo giá hay qua một buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng. Một số công ty đánh giá đơn vị tổ chức sự kiện dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều này không phải luôn luôn đúng. Một đơn vị tổ chức sự kiện có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.

Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những sự kiện tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời giới thiệu về sự kiện trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những sự kiện đó và không mắc phải sai lầm trong sự kiện của bạn? Tốt nhất là khi có dịp tham dự một sự kiện nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm cách có được thông tin về đơn vị tổ chức sự kiện và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức sự kiện cho bạn.

Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho sự kiện, một số lại đánh giá cao mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm tìm đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có thể đánh giá năng lực và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức sự kiện qua một vài chi tiết nhỏ trên đề xuất hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức sự kiện đó.

123thue hỗ trợ tìm, thuê đúng nhà cung cấp, đơn vị tổ chức sự kiện bằng cách cung cấp các báo giá và liên hệ để bạn tham khảo.